The role descriptor for museum Trustee below is for each museum to adapt, so that their particular circumstances are taken into account.
This is an extract from AIM’s ‘Successful Governance for Museum Trustees’ written by Hilary Barnard and Ruth Lesirge of HBRL Consulting.
Please scroll down for the Welsh version.
Main duties of museum Trustees
- To provide collective governance leadership of the museum in support of its charitable object.
- Under charity law Trustees of the museum have the ultimate responsibility for directing the affairs of the museum, and ensuring that it is solvent, well-run and delivering the charitable outcomes for which it has been set up. In law Trustees of the Board have three particular duties – compliance, care and prudence.
General Responsibilities of a museum Trustee
Each Trustee has the following general responsibilities:
- contribute actively to the Board of Trustees role in giving a clear steer with regard to
- strategic direction to the museum,
- setting overall policy,
- defining goals,
- setting targets
- evaluating performance against agreed targets
- oversight of risks and opportunities for the museum’s main activity, including safeguarding the good name, ethos and values of the museum
- oversight to ensure the financial stability of the museum and (where it arises) the proper investment of the museum’s funds
- act with integrity and declare any conflict of interest or loyalty in carrying out the duties of a Trustee
- be collectively responsible for the actions of the museum
- work within the Code of Conduct (or standards) for Trustees adopted by the museum
- oversight of the following:
- effective and efficient administration of the museum
- ensure the museum applies its resources exclusively in pursuing its objectives
- protection of the assets of the museum
The general responsibilities can be expected to assume a pro-active engagement with the museum’s business, so that Trustees attend Board meetings, read Board papers, contribute to discussions on key issues, provide guidance on new initiatives, and contribute on issues in which the Trustee has special expertise.
DISGRIFIAD RÔL AR GYFER YMDDIRIEDOLWR
Mae’r disgrifiad rôl o Ymddiriedolwr amgueddfa isod i bob amgueddfa i’w addasu, fel bod eu hamgylchiadau penodol yn cael eu hystyried.
Prif ddyletswyddau Ymddiriedolwyr amgueddfa:
- Darparu cyd-arweinyddiaeth lywodraethu o’r amgueddfa i gefnogi ei gwrthrych elusennol.
- Dan gyfraith elusennol, Ymddiriedolwyr yr amgueddfa sydd â’r cyfrifoldeb pennaf ar gyfer cyfarwyddo materion yr amgueddfa, a sicrhau ei bod yn ddiddyled, yn cael ei rhedeg yn effeithiol ac yn cyflenwi’r deilliannau elusennol a oedd yn rheswm y tu ôl i’w sefydlu. Yn ôl y gyfraith, mae gan Ymddiriedolwyr y Bwrdd dri dyletswydd penodol – cydffurfiaeth, gofal a doethineb.
Dyletswyddau cyffredinol Ymddiriedolwr amgueddfa
Mae’r dyletswyddau cyffredinol canlynol gan bob Ymddiriedolwr:
- cyfrannu yn weithredol at rôl y Bwrdd o Ymddiriedolwyr a llywio’n glir o ran –
- cyfeiriad strategol i’r amgueddfa,
- gosod polisi cyffredinol,
- diffinio nodau,
- gosod targedau
- gwerthuso perfformiad yn erbyn targedau cytûn
- trosolwg o risgiau a chyfleoedd i brif gweithgaredd yr amgueddfa, gan gynnwys diogelu’r enw da, ethos a gwerthoedd yr amgueddfa
- trosolwg i sicrhau sefydlogrwydd ariannol yr amgueddfa a (lle bo’n codi) buddsoddiant priodol o gronfeydd yr amgueddfa
- ymddwyn gydag uniondeb a datgan unrhyw wrthdaro buddiannau neu deyrngarwch wrth gyflawni dyletswyddau Ymddiriedolwr
- bod yn gyfrifol ar y cyd am weithredoedd yr amgueddfa
- gweithio o fewn y Cod Ymddygiad (neu safonau) i Ymddiriedolwyr a fabwysiadwyd gan yr amgueddfa
- trosolwg o’r canlynol:
- gweinyddu effeithiol ac effeithlon yr amgueddfa
- sicrhau bod yr amgueddfa yn defnyddio’i hadnoddau i gyflawni ei hamcanion yn unig
- diogelu asedau’r amgueddfa.
Gellir disgwyl i’r cyfrifoldebau cyffredinol ymgysylltu’n rhagweithiol â busnes yr amgueddfa, fel bod Ymddiriedolwyr yn mynychu cyfarfodydd y Bwrdd, yn darllen papurau’r Bwrdd, yn cyfrannu at drafodaethau ar faterion allweddol, yn darparu canllaw ar fentrau newydd, a chyfrannu ar faterion sydd yn berthnasol i arbenigedd yr Ymddiriedolwr.